Тема № 12. Редактирование, рецензирование документов

     Иногда случается так, что с одним и тем же документом приходится одновременно работать нескольким пользователям. В этом случае нам помогут средства рецензирования и редактирования текстового редактора, собранные на ленте "Рецензирование".

     На панели "Отслеживание" находятся инструменты позволяющие отслеживать изменения, вносимые в документ. Для этого надо установить кнопку "Исправления" в "нажатое" состояние (смотри Рисунок 12.1.).


Рисунок 12.1. Кнопка Исправления

     12.1. Кнопка "Выноски"


•"Показывать исправления в выносках" - примечания и исправления будут отображаться в виде выносок;
•"Показывать все исправления в тексте" - все исправления и примечания будут отображаться непосредственно в тексте;
•"Показывать только примечания и форматирование в выносках" - в выносках будут отображаться только примечания и форматирование документа (смотри Рисунок 12.2..)


Рисунок 12.2. Кнопка Выноски

     Кнопка "Область проверки" (смотри Рисунок 12.3.) открывает дополнительную панель, на которой отображаются в хронологическом порядке внесение исправлений и добавления примечаний.


Рисунок 12.3. Кнопка Область проверки

     С помощью верхнего выпадающего списка можно настроить отображение изменений в документе:
•исходный документ;
•исправления в исходном документе;
•измененный документ;
•исправления в измененном документе.

Для выхода из режима отслеживания изменений надо "отжать" кнопку "Исправления".
     Если необходимо скрыть исправления, сделанные в документе, надо снять соответствующие флажки в выпадающем списке "Показать исправления". На панели "Изменения" (смотри Рисунок 12.4.) собраны кнопки, позволяющие перемещаться между внесенными в документ правками, а также принимать или отклонять сделанные изменения.


Рисунок 12.4. Панель Изменения

     12.2. Добавление примечаний

     Для добавления (и последующего управления) примечаний в документ предназначена панель "Примечания". Чтобы создать примечание, надо установить курсор в нужное место документа и нажать кнопку "Создать примечание". При этом фрагмент текста выделяется красным цветом, а на полях появляется поле для ввода примечания, а на панели "Примечания" (смотри Рисунки 12.5.,12.6.) становятся доступными кнопки навигации и удаления примечаний.


Рисунок 12.5. Группа Примечания


Рисунок 12.6.Добавление примечаний

     12.3. Защита документа

     Для защиты документа от изменений служит панель "Защитить" (смотри Рисунок 12.7.).

Рисунок 12.7. Панель "Защитить"

      После нажатия на кнопку "Защитить документ" у правого края окна появляется вертикальная панель "Ограничить форматирование" (смотри Рисунок 12.8.).


Рисунок 12.8. Вертикальная панель Ограничить форматирование

     Установите флажок "Ограничить набор разрешенных стилей" и в опциях "Настройки " укажите, какие элементы оформления можно будет форматировать при дальнейшей работе с документом (смотри Рисунок 12.9.).


Рисунок 12.9. Ограничение на форматирование

     Для ограничения редактирования необходимо установить флажок "Разрешить только указанный способ редактирования документа" и из выпадающего списка выбрать пункт "Запись исправлений". Этим самым мы разрешаем добавлять комментарии к документу, удалять, вставлять и перемещать текст. Если же мы хотим другим пользователям разрешить только оставлять примечания, то надо выбрать пункт "Примечания". Для включения защиты нажмите кнопку "Да, включить защиту".

     Чтобы снять защиту, необходимо нажать кнопку "Защитить документ" и в появившемся списке снять флажок "Ограничить форматирование и редактирование" (смотри Рисунок 12.10.).


Рисунок 12.10. Нажатая кнопка Защитить документ

     12.4. Сравнение документов

     Панель "Сравнить" (смотри Рисунок 12.11.) предназначена для сравнения документов, в которые вносились изменения разными пользователями.


Рисунок 12.11. Панель Сравнить

     Для объединения исправлений надо выбрать опцию "Объединить..", указать файл-оригинал, документ с исправлениями, выбрать в каком документе будут отображаться изменения.
     Для сравнения документов выберите опцию "Сравнить". После аналогичных настроек будет создан третий документ, в котором будут находиться все исправления, внесенные в исходный документ.